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2015年9月24日 星期四

善用數位工具、提昇溝通效率





作者:林佳緯醫師


自從念醫工所參與Biodesign course、需要領導一個小組,我就開始留心如何提昇小組的溝通效率。其實身邊周遭大部分的朋友,恐怕都還是用Email或電話,柯P在台北市政府使用Line群組,已經算上一個世代很善用數位工具了。

一直到最近舉辦biodesign workshop,我必須跟各位說,我個人沒寫過一封Email,除了避免有人沒注意到我們在facebook messenger上的訊息,多寄出一封Email做保險,Email儼然成為最沒效率的溝通方式。我與籌備小組在Biodesign Workshop: Ideation事情多如牛毛的籌備過程中,也僅僅通過三次電話。

我們不是數位相關科班出身,對於Github、Hackpad等等工具不是很熟悉,最常使用的其實是Facebook Messenger(聽起來很弱XD),但我想這過程的經驗,還是可以提供需要運作團隊的朋友們參考。




1. Facebook Messenger





剛剛說了,用到現在最常用的團隊溝通工具還是Facebook Messenger。最大的好處就是:人人都愛用Facebook,訊息比較不容易漏接

跟Line相比,Facebook messenger在跨平台的介面比較完整,不像Line在電腦上使用根本是場災難,也可以傳檔案,新增、加入、移除群組我想是最方便的地方。雖然Slack這方面做得更好,但畢竟大家還不熟悉、也不會時時開Slack來看(但facebook會 XD)

聽說Facebook打算推出Facebook for Work,我覺得是非常合理的作法,因為跟Slack相比,messenger太陽春了。

Line則漸漸被我打入冷宮,單純做私人訊息使用。一方面我壓根覺得Line不是為「工作」、「團隊溝通」開發的工具,另一方面我覺得facebook messenger執行速度也比Line來得快,雖然只是幾毫秒的差別,心裡上的感受卻差很多。還有,Line在群組介面的設計不像messenger清楚,很容易被廣告淹沒。

Messenger也不是毫無缺點,例如當對話一多,要去找過去講過的內容就是件很痛苦的事;而Slack可以輕易的搜尋對話內容,光這一點就節省很多時間。




2. Slack


如果不知道Slack是什麼,麻煩參考這篇:

Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道

之前看到評論寫到「Slack殺死Email?」這種聳動標題,還覺得有點唬爛,用了一陣子這些工具,現在用Email溝通都覺得超沒效率,心裡默默碎念「我們可以加Slack群組嗎?」

Slack用法有點像Line, WhatsApp這類通訊工具,所以介面上會讓使用者覺得很輕鬆,除了目前只有英文介面之外 XD






但對於檔案管理、頻道切換的功能則強很多。例如我上傳檔案到messenger,成員對於檔案的討論可能很容易就被其他事情淹沒;但Slack可以在檔案下面另抓一組討論串,僅僅針對該檔案,清楚多了。Slack支援的檔案類型也很多,雖然我們最常用還是ppt。

前面提到群組管理的問題,如果我要開私密群組,在facebook的作法是開個祕密社團(group),但是日子一久可能會出現一大堆秘密社團,對管理者是很大的負擔;在Slack就簡單很多,你只要設定某個群組的權限就好。

不過Slack目前只有英文版,這對大家可能有點壓力。




3. Google Drive


Google document後來整合作google drive真是我們的好朋友,文件可以開放協作,不管文件(word)、試算表(excel)、投影片(powerpoint)都可以通,最重要也最常用的功能我想是Google Sheet(表單)。




第一次知道google sheet是婚禮籌備。現在婚禮意見調查應該幾乎都使用google sheet了吧?你可以設定問題(單選或多選)調查會不會參加婚禮、來幾人、有沒有小孩、葷素.......等等,大家填完還直接生出一個excel檔給你下載管理,禮金甚至可以用同個檔案記錄,根本是新人最好的朋友~

參加新思惟活動,報名表單應該也是用google sheet做出來的,把需要參加者填寫的訊息列出來,也方便籌辦單位管理。我們在活動之前會設計問卷調查與會者需求,活動可以根據訊息作調整,活動後也設計問卷回收建議,供日後活動設計參考。

簡單的說,Google Sheet可以提昇籌辦小組與參加者的互動,提昇活動品質,對於問題快速回應。最重要的是,一切免費!




4. Basecamp


我在成大醫工所的小組,使用的是Basecamp作為project management工具。當時還沒有Slack,所以basecamp給我的感覺是「簡潔、有效率」。

Basecamp設計的Discussion介面比較像論壇,開一個主題後團隊成員回post這樣,大部分的人可能比較習慣這種模式,不過Slack可以用Channel來達到類似目的。

另外Basecamp有共用行事曆管理,也有團隊To-do可以用,管理狂應該很喜歡。我當時團隊沒啥使用到這個特色就是了。





最後是檔案管理,Basecamp一樣可以上傳檔案到project裡面,當然繳的費用不同容量大小也不同。當初使用Basecamp頭兩個月免費,接下來每個月$20(約台幣600),我個人覺得不算貴,不要用只要暫停帳戶即可,資料免費保留六個月,期間也不用付錢。




到底要用什麼工具最好?


如果你開始思考這個問題,恭喜你!你已經注意到如何提昇團隊運作效率。根據我的觀察,大部分團隊還是只用Email或電話在彼此溝通。我覺得大家滿有耐心的,其實Email很慢又會把信箱弄得很亂,訊息也容易淹沒在廣告信電子報裡。

除了上面提過的工具,我覺得當團隊管理時有「混亂」、「沒效率」、「每個人都忙卻不知道忙啥」這些感覺,我建議你看一下蔡依橙醫師這篇文章:「《SCRUM:用一半的時間做兩倍的事》心得筆記」。

Scrum的觀念早已不是新聞,困難之處就在於有沒有確實執行。像我們這次「Biodesign Workshop: Ideation」核心籌備小組只有三人(包含我),我們在活動前三天因為與會人數從30人暴增到近50人,還有種種執行上的細節,臨時更換活動場地。我必須承認有很多需要改進之處,但與會的林士惟醫師竟然還以為我們背後有學會:




老話一句,重點不在你用哪一種工具,而是「你想解決什麼問題」。根據想要解決的問題、尋找適合的工具,配合Scrum的觀念,才能確實提昇團隊協作的效率。




延伸閱讀:

Biodesign Workshop: Ideation

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